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Aufbau Buchungszentrum

From EPSA - European Public Sector Award

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Kurzbeschreibung des Projekts

Im Rahmen eines Sanierungsprojektes wurde in der kantonalen Verwaltung des Kantons Zürich ein shared service center Finanzen / Buchungszentrum aufgebaut mit dem Ziel, dank Skaleneffekt, moderner Infrastruktur und konzentriertem Know-how operative Aufgaben im Rechnungswesen effizienter zu erledigen. Zur Verarbeitung von Buchungsbelegen wurde eine Scanning-/Workflow-/Archivierungs-Lösung evaluiert, nach Anpassungen an die kantonalen Anforderungen implementiert und seither erweitert und optimiert. Statt eingehende Rechnungen auf Papier zu prüfen und manuell im System zu erfassen, werden sie im Buchungszentrum elektronisch empfangen (EBPP) oder eingescannt, workflow-gesteuert in den zuständigen Amtsstellen am PC geprüft, zentral verbucht und bei Fälligkeit bezahlt. Die dezentrale Papierablage wurde durch ein elektronisches Archiv abgelöst, auf das alle Berechtigten jederzeit Zugriff haben.

Aktueller Status und Weiterentwicklung des Projekts

Bei einer Beurteilung mit externem Assessment wurde anerkannt, dass das neue Verfahren qualitativ überzeugt und quantitativ ein hohes Sparpotential hat. Auf Entscheid des Regierungsrates wurde das Buchungszentrum in den definitiven Betrieb überführt, wobei keine Amtsstelle verpflichtet wird, Aufgaben an das Buchungszentrum abzugeben. Es soll und konnte mit überzeugenden Leistungen neue interne Kunden gewinnen. Im Hauptprozess Kreditoren wird die Belegmenge von 50'000 im Jahr 2006 auf 100'000 im Jahr 2008 steigen. Einige Mitarbeitende wechselten von Amtsstellen ins Buchungszentrum, das ein Grossraumbüro bezogen hat und seit 2007 eine eigene Abteilung bildet. Die Verfahren werden laufend optimiert und neue Dienstleistungen angeboten (z.B. für die Fakturierung und das Inkasso).

Lessons learned

  • Hohe Erwartungen betreffend Einsparmöglichkeiten rufen Ängste hervor, die intensive Kommunikation und ein aktives Change Management erfordern.
  • Bestehende, auf dem Markt erhältliche technische Lösungen müssen aufgrund der speziellen Erfordernisse der öffentlichen Verwaltung oft komplex angepasst werden.
  • Der Kanton Zürich setzt im Rechnungswesen in mehreren Bereichen modernste Technologien ein, welche Partner der Privatwirtschaft stark herausfordern.
  • Innovative, anwenderfreundliche Systeme, angepasste Prozesse und Geduld bringen Erfolg.
  • Jede Innovation zuerst mit kooperativen Organisationen testen und aufgrund der ersten praktischen Erfahrungen optimieren. Wenn sie überzeugt, breiter anbieten („step by step“).
  • Auch überzeugende Lösungen werden nicht immer übernommen („bei uns ist alles anders“).
Award info
Award category: scarce resources
Award type: submission
Award year: 2007
Project type
Sector: Public administration, modernisation, institutional affairs, reform
Type of activity: business process re-engineering
Keywords: inter-organisational, accounting, ICT, financial controlling
Short English description: shared service centre for accounting
Further information
Organisation: Finanzverwaltung des Kantons Zürich
Other applicants:
Homepage: www.fv.zh.ch
Level of government: regional level
Size of organisation:
Number of people involved:
Country: Switzerland
EU membership: other European country
Language code: de
Start date: 2004/01/01
End date: 2007/12/31


Aufbau Buchungszentrum (47.378795° N, 8.542935° E)
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